ADMINISTRASI PEMBELIAN

Manajemen Pembelian saat ini telah diakui menjadi satu bagian strategis dalam upaya meningkatkan daya saing usaha. Pada tingkat dasar, dibutuhkan pengelolaan administrasi pembelian yang mampu memberi dukungan data dan informasi terkini dan tepat waktu kepada manajemen dan decision maker, dalam menentukan kebijakan strategis perusahaan.

Rangkaian kegiatan administrasi pembelian yang mampu secara efisien dan efektif membantu manajemen mengambil keputusan-keputusan strategis. Diharapkan staff pembelian yang mengikuti pelatihan ini akan langung dapat menerapkan pengetahuan dan tips-tips yang siap pakai dalam mengendalian aktivitas pembelian perusahaan dari hari ke hari.

Fungsi dan Prosedur Pembelian.

Tuntutan untuk menyediakan barang yang berkualitas baik dan tepat waktu, memperolehnya dengan total cost yang rendah, serta mendapatkan sedikit supplier namun handal adalah tantangan bagi departemen pembelian saat ini. Hal ini telah menjadi keharusan dikarenakan kini persaingan antar perusahaan kian ketat. Saat ini customer di tengah kemudahan informasi, akan memilih supplier yang sanggup memberikan kepuasan pelanggan yang tinggi.

Oleh karena itulah, mengapa fungsi pembelian saat ini menjadi salah satu fungsi yang strategik dalam sebuah perusahaan. Ditengah aktivitas pembelian barangnya yang menghabiskan banyak dana, dia dituntut untuk mampu melakukan pembelian seefektif mungkin. Tantangan yang tak mudah ini membutuhkan kontribusi personil yang baik, berdisiplin, jujur serta cakap.

Kajian Dokumen Pokok Pembelian, seperti dokumen: kebutuhan barang rutin dan non rutin, order pembelian, daftar pemasok, spesifikasi dan kontrak pembelian. Kajian Dokumen Terkait – Internal, seperti: monitoring stok dan pembelian, pengendalian barang dan barang tidak sesuai, pengkajian pemasok

Kajian Dokumen Terkait – Eksternal, seperti: pengendalian kas kecil pembelian, pengendalian tagihan pemasok, tindakan perbaikan dan pencegahan terhadap pemasok. Salah satu faktor penting dalam menjalankan bisnis atau usaha Agen atau Reseller adalah Managemen Administrasi Pembelian. Jika anda merasa belum menata sistem administrasi dengan baik, maka jangan tunggu waktu lebih lama untuk mempersiapkannya. Lakukan sekarang juga, karena jika diabaikan, maka pekerjaan anda akan semakin menumpuk dan akan terasa sangat sulit untuk melakukannya.

Jika sistem usaha yang anda jalankan, dimana banyak produk yang dijual dengan suplier maka akan banyak detail yang harus diperhatikan. Berikut kami akan mencoba mengilustrasikan hal apa saja yang harus ada dalam daftar Managemen anda. Sebagai catatan, keahlian anda dalam bidang komputer akan sangat membantu dalam hal ini, paling tidak anda mengetahui pengoprasian Microsoft Office seperti Ms. Word dan Excel. Namun demikian bukan berarti anda tidak dapat melakukan dengan baik jika anda tidak terbiasa menggunakan Microsoft Office atau menggunakan sistem komputerisasi dalam memanage keuangan atau bisnis anda.

Pembukuan manual bisa saja dilakukan, bedanya mungkin jika anda melakukannya dengan komputer akan lebih menghemat waktu dan akan lebih mudah untuk melakukan analisa usaha seperti kenaikan omzet per bulan beserta laporan laba rugi misalnya. Berikut adalah daftar item yang harus masuk dalam sistem pembukuan anda.

List atau Daftar Katalog yang anda miliki. Caranya, buatlah daftar katalog barang, kemudian buatlah pengkategorian berdasarkan jenis atau selera. List atau Daftar supplier yang berisi nama katalog, nama distributor atau stokist (tempat anda memesan barang), Alamat, No HP dan alamat email. Filing nota atau tanda bukti transaksi dan tanda bukti transfer order barang. Data transaksi yang berisi tanggal pemesanan, tanggal penerimaan pesanan, nama pemesan, produk yang dipesan (nama katalog, kode produk, harga jual produk, harga modal, keuntungan dan prosentase keuntungan), nama sub-agen (jika anda mempunyai sub-agen atau sales).

Filing nota pembelian (2 rangkap, 1 untuk pembeli dan satu lagi untuk arsip) Daftar Agen atau sales. Laporan Pembelian beserta perhitungan laba rugi. Data Pengeluaran yang ternasuk didalmnya adalah data pembelian produk, data pembelian katalog, data ongkos kirim dan pengeluaran lain yang termasuk dalam modal usaha.

Laporan Komisi bagi Agen atau sales. Data "pemegang saham" jika ada. Filing tanda terima pengiriman barang atau paket (usahakan untuk selalu enginformasikan nomor resi pengiriman barang ke pelanggan).

Data merupakan hal sangat penting dalam managemen bisnis, penting untuk mencatat apa yang dilakukan, apa yang terjadi dalam proses kerja, kapan dan mengapa jika terjadi kesalahan. Dari data tersebutlah kemudian segala permasalahan akan dengan mudah dipetakan, sehingga mudah untuk mengatasi masalah dan mudah untuk membuat prosedur preventif.

Setiap detail sebisa mungkin kami catat dan kami aplikasikan kedalam sistem managemen pembelian yang kami rancang. Sehingga kami dapat membuat laporan analisa pembelian dengan mudah dan akurat. Kelebihan mempunyai data atau pembukuan yang rapih adalah memudahkan kita untuk memisahkan mana uang bisnis dan mana uang pribadi, mudah menganalisa pasar untuk menentukan produk apa yang paling diminati pasar, mendapatkan ide inovasi dan juga tidak kalah penting dengan pembukuan yang baik akan lebih mudah untuk mendapatkan investor jika kita memerlukan modal tambahan. Mengapa demikian, banyak kami temui, calon investor menanyakan managemen bisnis terlebih dahulu sebelum mereka membaca proposal kami. Mereka berpendapat, bagaimana dia akan percaya menginvestkan uangnya jika pembukuan kita belum benar...!